武汉市审计局 刘季红

随着大数据时代的到来，海量的信息资料审计以电子数据的形式存放，使得审计人员产生对大量数据进行查询、分析的需求。而审计过程常常面临着“人少事多”的窘境，就像原审计长胡泽君所说的那样，大力发展审计信息化，科技强审是解决“人少事多”等难题的根本出路。

本文主要介绍使用excel软件创建数据透视表的方式，来有效地对数据进行分类、汇总和筛选，并根据审计业务需求进行统计，进而缓解上述矛盾给审计人员带来的困扰。

一、数据透视表简述

（一）数据透视表的结构

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法，可以通过将行移动到列或将列移动到行（也称为“透视”），查看源数据的不同汇总。它由行字段、列字段、数据区域等部分组成。

1. 数据透视表的功能

(1)数据透视表可将源数据表中特定列根据审计需求进行选择，在完成选择操作单独显示的同时，还能完成相应的计算功能并自定义公式，如:求和、计数、平均值等。

(2)通过选择数据透视表中的行字段、列字段等可以查看源数据的不同汇总结果，以多种用户友好的方式展示数据，可折叠和展开数据以深入查看感兴趣的汇总数据的详细信息。

(3)数据透视表和原表构成链接关系，当原表数据发生变化时，无需手动修改透视表数据，通过“数据更新”的命令适时更新即可。

二、数据透视表在审计实务中的具体应用

根据笔者的审计实践经验，数据透视表在审计工作中至少可以用于以下三个方面：

1. 将被审计对象的序时账等原始财务数据迅速按会计科目进行归集，既可以形成科目余额表，又可以形成科目明细账；

例:G市审计局审计某单位2018年的财务状况时，需对会计科目进行分析，而该单位仅能提供序时账，未提供科目余额表。为方便快捷地对冗长的序时账数据进行汇总分析，即可利用“数据透视表”构造类似科目余额表的数据类型。

具体操作步骤：

1. 打开要处理的excel数据表格，选择数据范围，选择“插入”，在两个选项卡“数据透视表、数据透视图”中选择“数据透视表”，产生一张新的工作表。

2. 根据审计工作具体，将新工作表处理成如图1中类似科目余额表的形式，将行标签设置为科目名称，数值选择字段借方、贷方，同时，在数值字段中单击数值，将值汇总方式设置为求和，形成类似科目余额表的形式，展示会计科目的借方发生额、贷方发生额。

图1：构建类似科目余额表的表格

3.需要各科目借方（或贷方）发生额明细时，双击借方数字，即可看到科目具体明细数据。如，双击“工程施工/合同成本/间接费”借方金额“16413.85”，便产生一个如图2所示的带明细信息的新工作表。

图2：科目明细数据表

（二）基于被审计单位的科目余额表和序时账，统计其多个年度的招待费、会议费、差旅费等各项费用支出总额，并开展明细分析。

例：G市审计局在对某工程项目指挥部进行财务收支审计时，重点关注其2015年至2019年5年期间招待费支出情况，该指挥部提供了5年的序时账与科目余额表，基于损益类科目年底结转的原因，无招待费的5年汇总数。通过使用“数据透视表”，将5年的序时账根据科目汇总得到合计数430万元，分析招待费总额占指挥部总体支出2000万元的比例，可初步判断招待费支出的合理情况。同时，通过双击招待费“借方发生额”，得到每一笔招待费的支出明细，进一步筛查审计疑点，落实问题。

（三）基于电子版银行账户流水，统计该账户所有对象资金流入、流出情况，既得到汇总数据，又得到每个对象的明细数据。进而，比对涉嫌人员与资金去向人员重合情况。

例：G市审计局对被审计对象刘某的账户流水进行汇总分析时，为摸清该账户资金的来龙去脉，使用数据透视表以收付款对象为行数据将几十万条数据汇总，最终确定其2000多万资金转给了15个账户。通过透视表分收付款对象调出15个人具体的收款时间、金额，对某一个收款对象的逐笔分析，对比审计业务的转账时间、转账金额，排除掉4个收款对象后剩余11个嫌疑对象。审计人员在后续审计中，通过多种途径收集可能涉及的人员名单，与透视表的收款人名单比对，最终锁定了违规收款对象。

1. 利用数据透视表辅助审计的注意事项

搞好审前调查是前提。运用数据透视表之前，应充分调查了解被审计单位的数据类型、数据形式、财务收支、经济活动等相关情况，为开展计算机辅助审计创立良好基础；

灵活运用技术是重点。根据被审计单位的经济活动及数据形式特点，基于明细账、序时账等采集透视表数据，并辅之以EXCEL的图表等其他功能，通过对数据大小、趋势变化等判断分析筛选重要审计疑点，实施审计。

搭配其他手段是关键。通过数据透视表等方式汇总、筛选、分析出来的数据疑点，仅能作为审计的助手，真正落实问题仍需借助审计人员的经验加以判断，必要的时候需开展延伸审计。

结语

总而言之，excel数据透视表可以帮助审计人员对源数据按多种方式进行处理，实现了审计人员即刻得到各种汇总结果的目标，提高了审计工作效率和质量，为审计人员开展计算机辅助审计开辟了广阔的空间。

责任编辑：肖成艳

武汉市审计局 刘季红

随着大数据时代的到来，海量的信息资料审计以电子数据的形式存放，使得审计人员产生对大量数据进行查询、分析的需求。而审计过程常常面临着“人少事多”的窘境，就像原审计长胡泽君所说的那样，大力发展审计信息化，科技强审是解决“人少事多”等难题的根本出路。

本文主要介绍使用excel软件创建数据透视表的方式，来有效地对数据进行分类、汇总和筛选，并根据审计业务需求进行统计，进而缓解上述矛盾给审计人员带来的困扰。

一、数据透视表简述

（一）数据透视表的结构

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法，可以通过将行移动到列或将列移动到行（也称为“透视”），查看源数据的不同汇总。它由行字段、列字段、数据区域等部分组成。

1. 数据透视表的功能

(1)数据透视表可将源数据表中特定列根据审计需求进行选择，在完成选择操作单独显示的同时，还能完成相应的计算功能并自定义公式，如:求和、计数、平均值等。

(2)通过选择数据透视表中的行字段、列字段等可以查看源数据的不同汇总结果，以多种用户友好的方式展示数据，可折叠和展开数据以深入查看感兴趣的汇总数据的详细信息。

(3)数据透视表和原表构成链接关系，当原表数据发生变化时，无需手动修改透视表数据，通过“数据更新”的命令适时更新即可。

二、数据透视表在审计实务中的具体应用

根据笔者的审计实践经验，数据透视表在审计工作中至少可以用于以下三个方面：

1. 将被审计对象的序时账等原始财务数据迅速按会计科目进行归集，既可以形成科目余额表，又可以形成科目明细账；

例:G市审计局审计某单位2018年的财务状况时，需对会计科目进行分析，而该单位仅能提供序时账，未提供科目余额表。为方便快捷地对冗长的序时账数据进行汇总分析，即可利用“数据透视表”构造类似科目余额表的数据类型。

具体操作步骤：

1. 打开要处理的excel数据表格，选择数据范围，选择“插入”，在两个选项卡“数据透视表、数据透视图”中选择“数据透视表”，产生一张新的工作表。

2. 根据审计工作具体，将新工作表处理成如图1中类似科目余额表的形式，将行标签设置为科目名称，数值选择字段借方、贷方，同时，在数值字段中单击数值，将值汇总方式设置为求和，形成类似科目余额表的形式，展示会计科目的借方发生额、贷方发生额。

图1：构建类似科目余额表的表格

3.需要各科目借方（或贷方）发生额明细时，双击借方数字，即可看到科目具体明细数据。如，双击“工程施工/合同成本/间接费”借方金额“16413.85”，便产生一个如图2所示的带明细信息的新工作表。

图2：科目明细数据表

（二）基于被审计单位的科目余额表和序时账，统计其多个年度的招待费、会议费、差旅费等各项费用支出总额，并开展明细分析。

例：G市审计局在对某工程项目指挥部进行财务收支审计时，重点关注其2015年至2019年5年期间招待费支出情况，该指挥部提供了5年的序时账与科目余额表，基于损益类科目年底结转的原因，无招待费的5年汇总数。通过使用“数据透视表”，将5年的序时账根据科目汇总得到合计数430万元，分析招待费总额占指挥部总体支出2000万元的比例，可初步判断招待费支出的合理情况。同时，通过双击招待费“借方发生额”，得到每一笔招待费的支出明细，进一步筛查审计疑点，落实问题。

（三）基于电子版银行账户流水，统计该账户所有对象资金流入、流出情况，既得到汇总数据，又得到每个对象的明细数据。进而，比对涉嫌人员与资金去向人员重合情况。

例：G市审计局对被审计对象刘某的账户流水进行汇总分析时，为摸清该账户资金的来龙去脉，使用数据透视表以收付款对象为行数据将几十万条数据汇总，最终确定其2000多万资金转给了15个账户。通过透视表分收付款对象调出15个人具体的收款时间、金额，对某一个收款对象的逐笔分析，对比审计业务的转账时间、转账金额，排除掉4个收款对象后剩余11个嫌疑对象。审计人员在后续审计中，通过多种途径收集可能涉及的人员名单，与透视表的收款人名单比对，最终锁定了违规收款对象。

1. 利用数据透视表辅助审计的注意事项

搞好审前调查是前提。运用数据透视表之前，应充分调查了解被审计单位的数据类型、数据形式、财务收支、经济活动等相关情况，为开展计算机辅助审计创立良好基础；

灵活运用技术是重点。根据被审计单位的经济活动及数据形式特点，基于明细账、序时账等采集透视表数据，并辅之以EXCEL的图表等其他功能，通过对数据大小、趋势变化等判断分析筛选重要审计疑点，实施审计。

搭配其他手段是关键。通过数据透视表等方式汇总、筛选、分析出来的数据疑点，仅能作为审计的助手，真正落实问题仍需借助审计人员的经验加以判断，必要的时候需开展延伸审计。

结语

总而言之，excel数据透视表可以帮助审计人员对源数据按多种方式进行处理，实现了审计人员即刻得到各种汇总结果的目标，提高了审计工作效率和质量，为审计人员开展计算机辅助审计开辟了广阔的空间。

责任编辑：肖成艳