浅谈word批量处理在部门预算审计中的运用

8  彭晓

当前，部门预算执行审计实行大数据审计。通常，大数据分析取数完毕后，需要对同一个问题的不同单位进行批量的取证。但由于相同问题可能涉及几十家单位，如果采用传统的逐张复制粘贴取证单来取证，不仅工作效率低下，而且在粘贴复制过程中容易出现差错。因此，可以通过使用word与excel的链接批量生成凭证来解决这个问题。现以财政审计中“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”问题为例，示范运用过程如下：

第一，撰写标准取证当作取证模板（如下图所示）。

第二，按照模板的取数要求将所有被取证单位制作成excel表（如下图所示），并增加一列为“文件取名”（此处用于批量生成取证单时，同时批量生成取证单名称备用）。

第三，打开取证模板，找到“引用”，点击“邮件合并”进行合并。

第四，点击“打开数据源”，选中需要打开的数据源excel表（注意保证需打开的excel处于未开启状态，否则容易出错）。

第五，打开数据源excel表后，选择目标sheet，点击“确定”。

第六，选择目标连接处，选中“*”，点击“插入合并域”插入“单位全称”。（此处注意选中“*”，否则所连接只插入不替代，最后生成的模板会出现“*”）

第七，完成后，模板如下图所示，成功插入了一个数据。

第八，将待插入的数据重复第六步进行操作，最后形成带数据的模板，并点击如下图所示：

第九，点击“合并到不同新文档”。（此时合并到新文档时，所有的取证单在一个word中完成。为便于区分，此处以合并到不同新文档为例，讲解后期名称的批量修改。）

第十，对域名进行选择“命名”，选择保存方式、文件位置、需合并的文件记录，点击“确认”，凭证即批量生成。

第十一，找到保存的文档位置，即可查找所生成的凭证，如下图所示：

第十二，打开文档，即可查找生成的文档。

以上批量生成的方式，可提高效率，降低差错率。

当然，汇总报告也可采用这种方式，步骤基本相同。汇总时，只需在excel表中修改数据，点击“重新生成”，之前链接好的数据就会随着excel表数据变动而变动，大大提高汇总时数据核对的工作效率。

浅谈word批量处理在部门预算审计中的运用

8  彭晓

当前，部门预算执行审计实行大数据审计。通常，大数据分析取数完毕后，需要对同一个问题的不同单位进行批量的取证。但由于相同问题可能涉及几十家单位，如果采用传统的逐张复制粘贴取证单来取证，不仅工作效率低下，而且在粘贴复制过程中容易出现差错。因此，可以通过使用word与excel的链接批量生成凭证来解决这个问题。现以财政审计中“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”问题为例，示范运用过程如下：

第一，撰写标准取证当作取证模板（如下图所示）。

第二，按照模板的取数要求将所有被取证单位制作成excel表（如下图所示），并增加一列为“文件取名”（此处用于批量生成取证单时，同时批量生成取证单名称备用）。

第三，打开取证模板，找到“引用”，点击“邮件合并”进行合并。

第四，点击“打开数据源”，选中需要打开的数据源excel表（注意保证需打开的excel处于未开启状态，否则容易出错）。

第五，打开数据源excel表后，选择目标sheet，点击“确定”。

第六，选择目标连接处，选中“*”，点击“插入合并域”插入“单位全称”。（此处注意选中“*”，否则所连接只插入不替代，最后生成的模板会出现“*”）

第七，完成后，模板如下图所示，成功插入了一个数据。

第八，将待插入的数据重复第六步进行操作，最后形成带数据的模板，并点击如下图所示：

第九，点击“合并到不同新文档”。（此时合并到新文档时，所有的取证单在一个word中完成。为便于区分，此处以合并到不同新文档为例，讲解后期名称的批量修改。）

第十，对域名进行选择“命名”，选择保存方式、文件位置、需合并的文件记录，点击“确认”，凭证即批量生成。

第十一，找到保存的文档位置，即可查找所生成的凭证，如下图所示：

第十二，打开文档，即可查找生成的文档。

以上批量生成的方式，可提高效率，降低差错率。

当然，汇总报告也可采用这种方式，步骤基本相同。汇总时，只需在excel表中修改数据，点击“重新生成”，之前链接好的数据就会随着excel表数据变动而变动，大大提高汇总时数据核对的工作效率。

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